GUIDA ON LINE ALL'USO DI GESAV
LA PROCEDURA GESAV
La procedura GESAV è un applicazione informatica che aiuta l'utilizzatore (di solito un Amministratore di Condominio) in alcune operazioni tipiche nella gestione delle assemblee condominiali.
- Verifica della validità della costituzione dell'assemblea.
- Votazioni nelle assemblee per le approvazioni di delibere condominiali.
- Stesura del verbale dell'Assemblea in WORD.
Per utilizzare la procedura occorre richiamare e far eseguire le funzioni proprie dell'applicazione.
Queste funzioni sono associate a particolari oggetti grafici (o forme geometriche), presenti sui fogli; per richiamare le funzioni basta cliccare su tali oggetti associati.
Le forme sono di due tipi:
- Ovali
- Rettangolari con o senza angoli smussati
Le forme ovali non eseguono funzioni di calcolo, mentre quelle rettangolari eseguono le funzioni proprie dell'applicazione (input dei dati, elaborazioni degli stessi) e sono detti pulsanti.
Si fa notare che se la funzione eseguita da un pulsante scopre e visualizza altri fogli e il focus rimane attivo su uno dei fogli scoperti, per poter eseguire le altre funzioni occorre sempre ritornare sul foglio MENÙ e per farlo basta cliccare sulla linguetta, sempre visibile in basso con il nome del foglio MENÙ. Così facendo, la procedura provvede a nascondere tutti gli altri fogli, lasciando visibile solo il foglio sulla cui linguetta si è cliccato.
Per prospetto intendiamo un intervallo di celle di un foglio EXCEL facilmente individuabile in quanto bordato da linee o con celle aventi colori di sfondo diversi dal grigio scuro, che è il colore di sfondo delle celle non utilizzate dalla procedura. Tutti i fogli della procedura GESAV contengono dei prospetti.
I prospetti non possono essere variati dall'utilizzatore, che può intervenire solo sui valori delle celle o con sfondo bianco o con sfondo senza colore.
L'utilizzatore non deve spostare nessuna cella dei prospetti. Nel concetto di spostamento di una cella rientrano i casi di inserimento righe sopra la cella e inserimento colonne a sinistra della cella.
Dato che la procedura utilizza delle macro, in cui sono impostate le coordinate delle celle, spostare una cella, pur potendo essere ininfluente per le formule contenute nelle celle del foglio che fanno riferimento alla cella spostata, significa variare le coordinate delle celle richiamate dalle macro. Questo comporta due rischi; il primo è che la procedura trovi altri dati non pertinenti e quindi con risultati di calcolo non attendibili o peggio trovi dati di tipo diverso, ad esempio richiede un numero contenuto in una cella e trova trova al suo posto una stringa, mandando in errore la procedura con il conseguente blocco della stessa.
Le funzioni associate ai pulsanti possono essere suddivise in
- Semplice visualizzazione di fogli EXCEL, in cui l'utilizzatore può, eventualmente, immettere nuovi dati e/o variare quelli esistenti.
- Visualizzazione di fogli EXCEL in cui l'utilizzatore può immettere e/o variare dei dati e far eseguire delle elaborazioni sui dati immessi, direttamente tramite i pulsanti riportati sullo stesso foglio.
- Apertura di un documento WORD
Il foglio MENÙ
Il foglio MENÙ presenta sei pulsanti: due ovali e cinque rettangolari.
Il pulsante ovale "HELP" fa aprire al browser questa pagina di HELP in linea.
Il pulsante ovale "ESCI" salva il file della procedura e abbandona EXCEL.
Si riporta, di seguito, una breve illustrazione delle funzioni associate ai pulsanti rettangolari.
| Testo sul Pulsante | Operazione svolta |
| QUORUM DELIBERATIVI | Sono riportati la categorie di delibere con i riferimenti normativi, i quorum deliberativi in prima e seconda convocazione.
Il contenuto di tutte le celle del foglio non deve essere variato |
| CONDOMINI e TABELLE | Sono riportati i nomi dei condomini con i corrispondenti valori millesimali per le varie tabelle utilizzate dal condominio.
Occorre fornire tali dati, attenendosi alle indicazioni riportate sul foglio. |
| COSTITUZIONE ASSEMBLEA | Consente di eseguire la verifica della legittima costituzione dell'Assemblea Condominiale.
Occorre fornire i dati relativi alla partecipazione dei condomini all'assemblea (presenza fisica, delega o assenza) e indicare se l'assemblea è in prima o seconda convocazione. La verifica è eseguita cliccando sull'apposito pulsante del prospetto. |
| VOTAZIONI DELIBERE | Consente di eseguire la verifica di approvazione delle delibere condominiali.
Occorre fornire per i partecipanti i dati di votazione (votante o astenuto) ed il voto espresso (favorevole o contrario) e indicare la tabella valida per la particolare votazione. La verifica è eseguita cliccando sull'apposito pulsante. |
| VERBALE | Consente di compilare un modello del verbale, precedentemente impostato, e di aprirlo in WORD.
La funzione è eseguita cliccando sull'apposito pulsante. |
Il foglio CONDOMINIO
Il foglio CONDOMINIO è un foglio di input dati.
Nelle celle del prospetto devono essere riportati il nome del Condominio, i nomi dei condomini ed i millesimi relativi ad ogni condomino per le varie tabelle utilizzate nella gestione del condominio.
Il numero massimo di condomini è novantanove (99) ed il numero massimo di tabelle è dieci (10).
L'utilizzatore può adattare il prospetto nascondendo e scoprendo righe e colonne non significative per il condominio. Non possono essere inserite righe e colonne.
Occorre fornire tali dati nelle apposite celle, attenendosi alle indicazioni riportate sul foglio.
La colonna B non è utilizzata nelle elaborazione della procedura, i suoi valori sono al massimo riportati in altri prospetti. Per tale motivo è a completa disposizione dell'utilizzatore, il quale potrà utilizzarla magare per numerare i condomini o porvi altre informazioni che ritiene utili, sempre riferentesi ai condomini.
Il foglio COSTITUZIONE
Il foglio COSTITUZIONE presenta un prospetto di input dati ed un pulsante rettangolare, che elaborando i dati del prospetto determina la validità di costituzione dell'Assemblea condominiale.
Nelle celle del prospetto devono essere riportati la convocazione, scegliendo dal menù a discesa se PRIMA o SECONDA convocazione, la data dell'Assemblea (facoltativa) e i dati relativi alla partecipazione dei condomini all'assemblea (presenza fisica, delega o assenza).
Il numero massimo di condomini è novantanove (99).
L'utilizzatore può adattare il prospetto nascondendo e scoprendo le righe non significative per il condominio. Non possono essere inserite righe e colonne.
La verifica è eseguita cliccando sull'apposito pulsante "VERIFICA VALIDITÀ COSTITUZIONE ASSEMBLEA".
Nel fornire i dati di partecipazione occorre attenersi alle seguenti modalità:
- PRESENZA FISICA DI UN CONDOMINO IN ASSEMBLEA: scrivere il nome del condomino nella cella della colonna E (Partecipanti in presenza) in corrispondenza del condomino presente
- PRESENZA TRAMITE DELEGA: scrivere il nome del delegato o se il delegato è un condomino del condominio il numero del condomino delegato; la procedura provvederà in fase di calcolo a sostituirlo con il nome.
- ASSENZA: lasciare vuote le celle delle colonne E (Partecipanti in presenza) e F (partecipanti per delega) in corrispondenza del condomino assente
Nel caso di presenza fisica di un condomino e quando il condomino è una sola persona fisica si può mettere il simbolo *, la procedura sostituirà il simbolo con il nome vero al momento della verifica di validità dell'assemblea.
Si consiglia di scrivere sempre il numero del condomino delegato, perché la procedura verifica la presenza del delegato e segnala una sua eventuale assenza.
Scrivendo direttamente il nome del condomino delegato, la procedura non opera alcun controllo: il nome è accettato come omonimo di un condomino e non procede quindi a verificarne la presenza.
Il foglio VOTAZIONE
Il foglio VOTAZIONE presenta un prospetto di input dati ed un pulsante rettangolare, che elaborando i dati del prospetto verifica l'approvazione di una delibera in base alle maggioranze di approvazioni richiesta dalla particolare categoria di delibera.
Nelle celle del prospetto deve essere scelta la categoria alla quale può ricondursi la delibera, la tabella di votazione e il voto dato da ciascun condomino in corrispondenza dell'apposita colonna. ( f per favorevole c per contrario a per astenuto).
Il numero massimo di condomini è sempre novantanove, ma in questo prospetto l'utilizzatore non deve intervenire scoprendo o nascondendo righe, in quanto è la procedura stessa a riportare i condomini votanti in funzione di quelli presenti indicati nel foglio COSTITUZIONE e aventi diritto di voto per la tabella con la quale si vota.
Non possono essere inserite righe e colonne.
La verifica è eseguita cliccando sull'apposito pulsante "VERIFICA APPROVAZIONE DELIBERA".
La procedura provvede a scrivere sul foglio VERBALE un breve testo riassuntivo della votazione che potrà essere in un secondo momento trasferito sul verbale dell'Assemblea.
La procedura adotta il criterio che "la metà più uno nel caso di numero dispari vada intesa con l’unità superiore".
Il criterio è suffragato dal "il parere del Ministero degli Interno sulle votazioni nei “collegi formati da un numero dispari di membri"
La fattispecie che può essere utilizzata per analogia
Il parere è riportato alla pagina web https://dait.interno.gov.it/pareri/98504 e richiama la giurisprudenza sul tema:
“Riguardo all'individuazione del quorum deliberativo oggetto della richiesta di parere, la giurisprudenza ritiene che, ai fini del calcolo della maggioranza assoluta nei collegi formati da un numero dispari di membri, la "metà più uno" sia data dal numero che, raddoppiato, supera il totale dei componenti almeno per un'unità."
"(Consiglio di Stato n.8823 del 22.10.2007, T.A.R. Calabria n.709 del 18.12.2013, T.A.R. Liguria n.239 del 9.07.2014, T.A.R. Campania n.135 del 2017)."
"Applicando tale principio e prendendo a base di calcolo i 25 consiglieri compreso il sindaco, il quorum deliberativo per l'approvazione dei regolamenti comunali per i quali è prevista la maggioranza assoluta dei componenti del consiglio è costituito da 13 consiglieri.”
COMPILAZIONE DEL VERBALE
La procedura è di aiuto nella stesura del verbale dell'assemblea, compilando, in alcune sue parti, un documento WORD precedentemente creato come verbale-modello per la particolare assemblea.
Il verbale-modello deve rispettare quanto riportato nel verbale-base, nel quale sono riportati gli elementi che devono essere presenti nel verbale-modello, assieme alle modalità per utilizzarli correttamente.
Il verbale-modello deve essere redatto direttamente in WORD e riportare tutto quello che la procedura non riporta in modo automatico.
La procedura compila la tabella per la validità dell'assemblea e i paragrafi riportanti i dati delle votazioni.
Il verbale-modello è compilato durante l'assemblea lasciando inalterate la tabella di validità e i segnalibri delle votazioni, del tipo "%%VATAZIONEn%%".
Finita la stesura del verbale, si passa al foglio "VERBALE" e si numerano le votazioni riportate, nella cella di colonna C adiacente alla votazione.
Fatto questo si attiva la funzione verbale e la procedura dopo aver riportati i dati dell'assemblea e delle varie votazioni mostra in WORD il verbale, che potrà ancora una volta essere variato proma di essere stampato.